Gazeta Podatkowa nr 99 (1140) z dnia 11.12.2014

Rozwiązanie umowy o pracę na koniec roku

Wiele umów, zwłaszcza terminowych, ulega rozwiązaniu z końcem roku kalendarzowego. Wymaga to od pracodawcy spełnienia pewnych obowiązków dokumentacyjnych, w tym wystawienia świadectwa pracy, a także rozliczenia wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Dodatkowo może też wystąpić powinność wypłacenia innych świadczeń ze stosunku pracy.

Okres pracy udokumentuj świadectwem

Dokumentem potwierdzającym okres zatrudnienia w danym zakładzie jest świadectwo pracy. Wskazuje ono okres, w jakim pracownik był zatrudniony w danym zakładzie, obowiązujący go wymiar czasu pracy i stanowiska, na jakich wykonywał pracę, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i z ubezpieczenia społecznego. Oryginał świadectwa pracy przekazuje się pracownikowi, natomiast kopię przechowuje się w jego aktach osobowych.

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy świadectwo pracy powinno być wystawione niezwłocznie, z wyjątkiem kolejnych umów zawartych na okres próbny, na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy, których dotyczą nieco inne zasady wynikające z art. 97 § 1¹-1³ K.p. Jednak definitywne rozwiązanie także terminowej umowy o pracę wymaga wystawienia tego świadectwa zasadniczo w ostatnim dniu pracy. Tylko w sytuacji, gdy nie jest to możliwe, pracodawca powinien wydać je w ciągu 7 dni od daty rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Należy przy tym zaznaczyć, że pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez niego na piśmie.

W przypadku umów terminowych wydawane jest tzw. świadectwo zbiorcze. W myśl art. 97 § 1¹ K.p., jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na okres próbny, na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy, pracodawca wydaje świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie tych umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z nich. Natomiast jeśli umowa terminowa, zawarta przed upływem wymienionych 24 miesięcy, jest dłuższa i ulegnie rozwiązaniu po upływie tego terminu, świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy.

Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Ustawodawca nie odniósł się do terminu wystawienia świadectwa w sytuacji, gdy umowa terminowa, o której mowa w art. 97 § 1¹ K.p., rozwiąże się definitywnie przed upływem 24 miesięcy od jej zawarcia. Cel wydania świadectwa pracy, jakim jest udokumentowanie zatrudnienia w zakładzie pracy, wskazuje jednak na powinność wystawienia tego dokumentu z dniem rozwiązania stosunku pracy.

Terminowe umowy o pracę zazwyczaj rozwiązują się z upływem czasu, na który zostały zawarte. Przykładowy zapis, wskazujący tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy w takim przypadku przedstawia zaprezentowany fragment świadectwa pracy.

Rozlicz urlop i wypłać odprawy

Urlop wypoczynkowy jest corocznym uprawnieniem pracownika. Przy czym pracodawca obowiązany jest udzielić go w naturze zasadniczo w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Niewykorzystany urlop z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę przekształca się w prawo do ekwiwalentu pieniężnego za urlop (art. 171 § 1 K.p.). Wypłata ekwiwalentu powinna nastąpić z ostatnim dniem zatrudnienia, gdyż z tym dniem pracownik nabył do niego prawo. Poza tym przepisy prawa pracy nie wskazują innego terminu do wypłaty tego świadczenia pieniężnego.

W przypadku rozwiązania umowy terminowej z ostatnim dniem roku kalendarzowego, ustalenia wysokości ekwiwalentu urlopowego należy dokonać w oparciu o współczynnik urlopowy obowiązujący w tym roku. Natomiast do obliczenia ekwiwalentu, do którego pracownik nabędzie prawo w przyszłym roku, należy zastosować współczynnik urlopowy obowiązujący w przyszłym roku.

Współczynnik urlopowy dla pracownika pełnoetatowego w 2014 r. wynosi 20,83, a w 2015 r. - 21.

Z rozwiązaniem terminowego zatrudnienia w ostatnim dniu roku kalendarzowego może się też wiązać nabycie przez pracownika uprawnień emerytalnych bądź rentowych. Pomimo że umowa rozwiąże się z powodu upływu okresu, na który była zawarta, pracodawca może być zobligowany do wypłaty na koniec stosunku pracy odprawy emerytalno-rentowej. Przy czym, aby pracownik nabył uprawnienia do odprawy emerytalnej (rentowej), pomiędzy ustaniem stosunku pracy a przejściem na emeryturę/rentę powinien zachodzić związek. Związek ten może mieć różny charakter, np. przyczynowy, czasowy czy przyczynowo-skutkowy. Zbieg prawa do emerytury lub renty z rozwiązaniem umowy zawartej na czas określony nie wpływa negatywnie na prawo pracownika do tego rodzaju odprawy, o ile uprzednio takiej odprawy nie otrzymał. Jak bowiem wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 28 lipca 1999 r., sygn. akt I PKN 174/99: "Przepis art. 92¹ § 1 KP wiąże prawo do odprawy emerytalnej z ustaniem, nie zaś z rozwiązaniem stosunku pracy. Wygaśnięcie stosunku pracy wskutek upływu czasu na jaki zawarto umowę o pracę nie wyklucza jego związku z przejściem na emeryturę". Natomiast w wyroku z dnia 2 marca 2010 r., sygn. akt II PK 239/09/SN uznał, że przyczyna ustania lub rozwiązania stosunku pracy nie pozbawia pracownika prawa do jednorazowej odprawy emerytalnej.

Także odprawę pieniężną przysługującą na podstawie tzw. ustawy o zwolnieniach grupowych należy wypłacić w ostatnim dniu zatrudnienia. Prawo do tej odprawy powstaje bowiem w związku z rozwiązaniem stosunku pracy, z przyczyn określonych w tej ustawie. Nie ustanawia ona odrębnego terminu na wypłatę.

Zapłać ostatnie wynagrodzenie w terminie

Podstawowym świadczeniem pieniężnym ze stosunku pracy należnym pracownikowi jest wynagrodzenie. Także w razie rozwiązania stosunku pracy z ostatnim dniem roku, jego wypłaty należy dokonać do upływu terminu wynikającego z Kodeksu pracy. Termin ten nie musi pokrywać się z terminem wypłaty ekwiwalentu za urlop czy odprawy. Jak bowiem wskazuje art. 85 K.p., wynagrodzenie miesięczne wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Ustalony jednoznacznie termin wypłaty wynagrodzenia określają przepisy wewnątrzzakładowe lub wynika on z decyzji pracodawcy. Przy tym przepisy ustawowe nie przewidują odrębnego terminu wypłaty wynagrodzenia w razie rozwiązania stosunku pracy przypadającego na dzień ustania zatrudnienia. Dlatego w takiej sytuacji dopuszcza się wypłatę wynagrodzenia w dniu przyjętym u pracodawcy jako dzień wypłaty, choćby było to już po rozwiązaniu stosunku pracy.

Lista płac dostępna jest w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Prawo pracy.

Pracodawcy, którzy wypłacają tzw. trzynastą pensję, mają obowiązek dokonania jej wypłaty w dniu rozwiązania stosunku pracy tylko w przypadku, gdy ustał on z powodu likwidacji zakładu. W innych sytuacjach dodatkowe wynagrodzenie roczne może zostać wypłacone do upływu trzeciego miesiąca następnego roku kalendarzowego po roku, za który przysługuje. Dlatego pracownik kończący zatrudnienie wraz z upływem roku kalendarzowego, uprawniony do "trzynastki", może ją otrzymać nawet pod koniec marca następnego roku.

Czasami trzeba wypłacić też "jubileuszówkę"

Nagrody jubileuszowe nie są świadczeniami powszechnymi. Pracodawcy pozabudżetowi, którzy je wypłacają, mogą stosować własne regulaminy ich przyznawania i wypłaty albo posiłkować się zarządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ustalania okresów pracy i innych okresów uprawniających do nagrody jubileuszowej oraz zasad jej obliczania i wypłacania (Mon. Pol. z 1989 r. nr 44, poz. 358).

Pracownik nabywa prawo do jubileuszówki w momencie osiągnięcia stażu uprawniającego go do tej nagrody. Najczęściej nagrody jubileuszowe przysługują pracownikom co 5 lat. Zasadniczo staż uprawniający do nagrody z okazji jubileuszu pracy należy osiągnąć w trakcie trwającego zatrudnienia. Wyjątkowo § 9 powołanego zarządzenia przewiduje wypłatę jubileuszówki przed uzyskaniem określonego okresu zatrudnienia, a z dniem ustania stosunku pracy. Dotyczy to pracownika, któremu do nabycia prawa do nagrody brakuje mniej niż 12 miesięcy, licząc od dnia rozwiązania stosunku pracy, w przypadku gdy rozwiązanie umowy następuje z powodu przejścia pracownika:

• na emeryturę lub rentę inwalidzką w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową albo
   
• na rentę inwalidzką I lub II grupy z innych przyczyn niż wypadek przy pracy lub choroba zawodowa.

Odmienne uregulowanie powyższej kwestii w przepisach zakładowych lub w umowie o pracę, np. poprzez całkowite pozbawienie prawa do jubileuszówki w razie ustania zatrudnienia przed osiągnięciem określonego stażu, wyklucza jednak stosowanie powołanej regulacji.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502)