Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 17 (443) z dnia 1.09.2017

Zawarcie umowy o pracę oraz określenie zakresu czynności

Pracodawca zatrudniający absolwenta ma do dyspozycji trzy rodzaje umów o pracę, tj. na okres próbny, na czas określony oraz na czas nieokreślony. Wyboru dokonuje według własnych potrzeb, z uwzględnieniem w przypadku dwóch pierwszych, istniejących limitów. Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie, a w razie niezachowania tej formy, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinien potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

1. Umowa na okres próbny

Umowę o pracę na okres próbny, nieprzekraczający 3 miesięcy, zawiera się w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy (art. 25 § 2 K.p.). Pracodawca może ponownie podpisać z nim takiego rodzaju umowę, ale tylko wtedy, gdy w jej ramach będzie wykonywana innego rodzaju praca (art. 25 § 3 K.p.). Jak wyjaśnił resort pracy w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu 4 marca 2016 r., przepis art. 25 § 3 K.p.: "(...) nie wprowadza ograniczeń co do liczby umów o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem pod warunkiem, że każda z tych umów dotyczy innego rodzaju pracy. (...)".

Zwracamy uwagę! Zawarcie z pracownikiem kolejnej umowy o pracę na okres próbny w celu wykonywania tego samego rodzaju pracy jest dopuszczalne po upływie co najmniej 3 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę i tylko jednokrotnie.

Pracodawca zatrudnił absolwenta szkoły wyższej na podstawie umowy o pracę na okres próbny na stanowisku referenta ds. płac w Dziale Spraw Pracowniczych. Przed zakończeniem tego okresu w firmie wystąpiła potrzeba zatrudnienia dodatkowej osoby w tym dziale, również na stanowisko referenta do elektronicznego archiwizowania danych. Wobec tego, iż absolwent nie sprawdził się przy wykonywaniu poprzednich zadań, pracodawca zaproponował mu kolejną umowę o pracę na okres próbny przy wykonywaniu drugiego rodzaju pracy. Powyższe jest dopuszczalne, gdyż przepis art. 25 § 3 K.p. stanowi o "rodzaju pracy", a nie stanowisku czy dziale wyodrębnionym w strukturze organizacyjnej zakładu.

Umowa na okres próbny rozwiązuje się z upływem czasu na jaki została zawarta (art. 30 § 1 pkt 4 K.p.). Można ją też rozwiązać wcześniej na mocy porozumienia stron albo przez oświadczenie jednej ze stron za wypowiedzeniem bądź bez wypowiedzenia. Ostatni ze wskazanych trybów ustania zatrudnienia wymaga uzasadnienia, które podaje się w pisemnym oświadczeniu w tej sprawie. Ponadto powinien zostać zaopiniowany przez zakładową organizację związkową (o ile taka w firmie funkcjonuje). Wymogi te nie występują natomiast przy wypowiedzeniu, którego okres wynosi:

• 3 dni robocze, jeżeli próba nie przekracza 2 tygodni,
   
• 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie oraz
   
• 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące (art. 34 K.p.).

2. Umowa na czas określony

Umowa na czas określony nie może trwać dłużej niż 33 miesiące. Jeśli pracodawca zamierzałby podpisywać więcej takich umów, lecz na krótsze okresy, powinien pamiętać, iż ich liczba nie może przekraczać 3 (tzw. reguła 3/33). Jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umowy/umów o pracę na czas określony jest dłuższy niż 33 miesiące lub liczba zawartych umów jest większa niż 3, uważa się, że pracownik, odpowiednio od dnia następującego po upływie ww. okresu lub od dnia zawarcia czwartej umowy o pracę na czas określony, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

W dniu 1 lipca 2017 r. pracodawca zatrudnił absolwenta w ramach umowy na 3-miesięczny okres próbny. Po zakończeniu tej umowy zamierza zaproponować zainteresowanemu dalsze zatrudnienie. W zależności od okoliczności i potrzeb zakładu, będzie mógł z nim podpisać od razu umowę na czas nieokreślony lub poprzedzić ją umową/umowami (najwyżej trzema) na czas określony, które nie mogą przekroczyć łącznie 33 miesięcy. Jeżeli umowa (umowy) na czas określony przekroczy dozwolone limity, to nie będzie uznana za nieważną, lecz z mocy prawa przekształci się w umowę na czas nieokreślony.

Reguła 3/33 nie obowiązuje gdy pracownika zatrudniono:

• w celu zastępstwa innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
   
• w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
   
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
   
• w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie,

jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy. Ponadto nie stosuje się ich w razie przedłużenia umowy na czas określony do dnia porodu zgodnie z art. 177 § 3 K.p. (art. 25¹ § 4¹ K.p.).

Umowę na czas określony, tak jak na okres próbny, można rozwiązać przed czasem w sposób analogiczny jak opisany w poprzednim punkcie. Przy czym w tym przypadku okres wypowiedzenia w zależności od stażu zakładowego trwa:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
   
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
   
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Wypowiedzenia tej umowy nie trzeba uzasadniać. Nie jest też ono poddawane konsultacjom związkowym.

Zwracamy uwagę! Zawarcie umowy na czas określony musi odpowiadać społeczno-gospodarczemu przeznaczeniu i, jeśli jest niezgodne z tym celem, nie korzysta z ochrony (art. 8 K.p.). Tak wyjaśnił resort pracy w stanowisku z 12 lipca 2012 r. (znak SPS-023-5611/12). Ponadto podkreślił w nim, powołując się na uchwałę składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 16 kwietnia 1998 r. (sygn. akt III ZP 52/97, OSNP 1998/19/558), że standardem prawa pracy jest umowa na czas nieokreślony, która ze względu na sposób i zakres ochrony przed jej rozwiązaniem najpełniej respektuje uzasadnione potrzeby pracownika, a umowa terminowa jest wyjątkiem, który jeśli ma być zastosowany, to tylko ze względu na usprawiedliwione interesy obu stron stosunku pracy.

3. Umowa na czas nieokreślony

Umowa na czas nieokreślony jest uznawana za najsilniej wiążącą strony, co wynika m.in. z konieczności podjęcia określonych, dodatkowych czynności w celu jej rozwiązania. Okres wypowiedzenia tej umowy zależy od stażu zakładowego i jest taki sam jak umowy na czas określony. Jednakże dokonanie tej czynności wymaga uzasadnienia, które podaje się w treści oświadczenia woli (art. 30 § 4 K.p.). Przyczyna powinna być przy tym prawdziwa i konkretna. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w postanowieniu z 5 kwietnia 2016 r. (sygn. akt I PO 1/15): "Formalne naruszenie art. 30 § 1 K.p. ma miejsce wówczas, gdy pracodawca nie wskazuje w ogóle przyczyny rozwiązania umowy bądź, gdy wskazana przez niego przyczyna jest niezrozumiała, niejasna, niedostatecznie konkretna lub nierzeczywista. (...)".

O zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony pracodawca zawiadamia na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Jeżeli zakładowa organizacja związkowa uzna, że wypowiedzenie byłoby nieuzasadnione, może w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić pracodawcy na piśmie umotywowane zastrzeżenia. Pracodawca podejmuje ostateczną decyzję po rozpatrzeniu stanowiska organizacji związkowej, a także w razie niezajęcia przez nią stanowiska w ustalonym terminie (art. 38 K.p.).

4. Forma zakresu czynności

Zakres czynności pracownika, precyzujący rodzaj zadań na umówionym stanowisku, może mieć formę ustną albo pisemną. Taki pogląd jest utrwalony zarówno w doktrynie, jak i w orzecznictwie, np. w wyroku Sądu Najwyższego z 7 stycznia 1998 r. (sygn. akt I PKN 457/97, OSNP 1998/22/653). Wskazano w nim, iż powinność zaznajomienia pracowników podejmujących pracę z zakresem obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy może nastąpić również poprzez informację ustną, przy uwzględnieniu charakteru pracy, jej złożoności oraz wykształcenia i doświadczenia zawodowego pracownika. Co prawda o zakresie czynności w formie dokumentu jest mowa w rozporządzeniu o dokumentacji, które nakazuje przechowywać go w części B akt osobowych pracownika. Regulację w tej sprawie należy jednak odczytywać w ten sposób, że obowiązek przechowywania zakresu czynności w aktach dotyczy tylko sytuacji, w której został on przekazany w formie pisemnej.

Na pytanie, czy zakres czynności można w trakcie zatrudnienia modyfikować należy odpowiedzieć twierdząco, jednak tylko w obrębie zajmowanego przez pracownika stanowiska. Jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z 2 października 2008 r. (sygn. akt I PK 73/08), zakres czynności pracownika jest konkretyzacją umówionego rodzaju pracy stanowiąc tym samym zbiorcze polecenie pracodawcy niewymagające, co do zasady, zgody pracownika na jego zmianę.

Pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku kontrolera jakości produkcji wobec obniżenia pułapu produkcyjnego i co za tym idzie, mniejszego wymiaru zadań, ustnie powierzono obowiązek rozpatrywania reklamacji. Postępowanie pracodawcy nie było prawidłowe, doszło bowiem do istotnej modyfikacji warunków zatrudnienia w zakresie rodzaju pracy. Aby taka zmiana była skuteczna i dla pracownika wiążąca, należało dokonać modyfikacji stanowiska (za porozumieniem bądź w drodze wypowiedzenia zmieniającego).