Przekształcenie umowy na zastępstwo w zwykłą umowę o pracę

1) Pracownik jest zatrudniony od października 2023 r. na podstawie umowy na zastępstwo za pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim, który jest rencistą. Zastępowany pracownik poinformował, że nie wróci do pracy ze względu na stan zdrowia oraz wystąpił o rozwiązanie umowy z dniem 31 marca 2024 r. za porozumieniem stron, co zostało zaaprobowane. W efekcie pracownik zastępujący przejdzie na zwykłą umowę o pracę. Czy należy mu wydać świadectwo pracy za czas pracy na podstawie umowy na zastępstwo?

W świetle art. 97 § 1 zd. 1 K.p., wydanie świadectwa pracy nie jest konieczne, gdy przekształcenie umowy o pracę na zastępstwo (dalej zwanej umową na zastępstwo) w zwykłą umowę o pracę na czas określony lub na czas nieokreślony zostało dokonane:

za porozumieniem zmieniającym,
wskutek zamiaru zawarcia nowej umowy w ciągu 7 dni od rozwiązania umowy na zastępstwo.

W przypadku wskazanym w pierwszym myślniku nie dochodzi w ogóle do ustania stosunku pracy, które warunkuje powstaniem obowiązku sporządzenia i przekazania pracownikowi świadectwa pracy. Z kolei w sytuacji przedstawionej w drugim myślniku, ustawodawca wprowadził wyjątek od spełnienia tego obowiązku.

Ważne: Pracodawca, który zawrze nową umowę o pracę w ciągu 7 dni od rozwiązania umowy na zastępstwo, wydaje świadectwo pracy wyłącznie na wniosek pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Powinien tego dopełnić w ciągu 7 dni od złożenia wniosku. Wniosek może złożyć pracodawcy w każdym czasie i może on dotyczyć tylko okresu pracy na zastępstwo albo wszystkich okresów zatrudnienia, nieudokumentowanych dotychczas świadectwem pracy (art. 97 § 1¹ i 1² K.p.).

2) Czy umowę na zastępstwo wlicza się do limitów 3/33 zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony?

Umowa na zastępstwo nie jest odrębnym rodzajem umowy o pracę. Zalicza się ją do umów o pracę na czas określony, lecz wyróżnia się ona szczególnym charakterem. Może być bowiem zawarta wyłącznie w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Nie dotyczą jej także dwie zasady obowiązujące wobec tzw. zwykłych umów na czas określony. Po pierwsze, umowa na zastępstwo nie podlega limitom 3/33 zatrudnienia terminowego (maksymalnie 3 umowy na czas określony i łącznie 33 miesiące zatrudnienia terminowego między tym samym pracodawcą i pracownikiem). Po drugie, okres jej trwania nie przedłuża się do dnia porodu. Wynika to z art. 25¹ § 4 pkt 1 i § 4¹ oraz i art. 177 § 3¹ K.p.

3) Czy zawierając zwykłą umowę o pracę na czas określony po umowie na zastępstwo, pracownik musi ponownie wypełnić kwestionariusz osobowy oraz otrzymać informację o warunkach zatrudnienia?

Pracodawca wybiera czy umowa zastępująca umowę na zastępstwo będzie zwykłą umową terminową, czy też bezterminową (dalej zwane łącznie zwykłą umową o pracę). Decyzja leży w jego gestii, z tym że pracownik musi na nią przystać. Zgoda pracownika jest potrzebna zarówno wtedy, gdy przekształcenie umowy na zastępstwo następuje w trybie:

porozumienia zmieniającego bez rozwiązywania stosunku pracy, jak i
zawarcia zwykłej umowy o pracę od następnego dnia (lub innego terminu ustalonego przez pracodawcę i pracownika) po rozwiązaniu umowy na zastępstwo.

]

Wzór umowy o pracę dostępny w dziale Prawo pracy w Programie DRUKI Gofin

W obydwu przypadkach nie ma potrzeby ponownego wypełniania przez pracownika kwestionariusza osobowego (jeśli pracodawca go stosuje) lub przekazania danych osobowych w postaci innego oświadczenia. Pracodawca dysponuje bowiem jego danymi, pozyskanymi zgodnie z art. 22¹ K.p. i ewentualnie art. 22^1a-22^1b K.p. Jeżeli wystąpiły jakiekolwiek zmiany w tych danych, pracownik powinien o nich informować pracodawcę na bieżąco. Ma to związek z kontynuowaniem dotychczasowej dokumentacji pracowniczej, zgodnie z art. 94⁵ K.p. (dotyczy umów zawartych od 1 stycznia 2019 r.).

Pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia, gdy zmiana umowy na zastępstwo w zwykłą umowę o pracę nastąpiła w drodze:

zawarcia nowej umowy o pracę nie bezpośrednio po rozwiązaniu umowy na zastępstwo, bez względu na modyfikację/brak modyfikacji poprzednich warunków pracy i płacy,
porozumienia zmieniającego przewidującego jednocześnie inne od dotychczasowych warunki pracy i płacy, które są objęte dyspozycją art. 29 § 3 K.p. (art. 29 § 3³ K.p.).

Utrzymanie warunków zatrudnienia w sytuacji z drugiego myślnika nie uruchamia obowiązku informowania, ponieważ sam rodzaj umowy mu nie podlega. Taki wniosek jest również uzasadniony w przypadku zawarcia zwykłej umowy o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu umowy na zastępstwo.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w stanowisku z 6 czerwca 2023 r., wydanym w odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa, wyjaśniło, że: "(...) Wydaje się, że zawarcie kolejnej umowy o pracę nie zawsze skutkuje koniecznością aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia, jeżeli zachowują one aktualność. Zawarcie bezpośrednio po umowie o pracę na czas określony kolejnej umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony, co do zasady, nie powoduje zmiany warunków zatrudnienia, o których mowa w omawianym przepisie K.p. Jeżeli w związku z zawarciem bezpośrednio po umowie o pracę na czas określony kolejnej umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony warunki zatrudnienia nie ulegają zmianie, to nie zachodzi konieczność aktualizacji treści informacji, o której mowa w art. 29 § 3 K.p. (...)".