Przekształcenia umowy terminowej nie trzeba potwierdzać aneksem

Zatrudniamy pracownika od kwietnia 2015 r. Bezpośrednio po zakończeniu pierwszej umowy zawarliśmy z nim kolejną umowę na czas określony. Niedawno zorientowaliśmy się, że bieżąca umowa uległa przekształceniu w umowę na czas nieokreślony. Czy powinniśmy w związku z tym zawrzeć aneks do umowy lub zaznaczyć ten fakt w innym dokumencie? Jaki okres wypowiedzenia obowiązuje aktualnie pracownika?

W sytuacji przedstawionej w pytaniu zatrudnienie pracownika na podstawie umów na czas określony przekroczyło 33-miesięczny limit zatrudnienia terminowego, o którym mowa w art. 25¹ K.p. Przekroczenie tego limitu powoduje, że umowa w dniu następnym po upływie dopuszczalnego okresu 33 miesięcy przekształca się w umowę na czas nieokreślony. Należy zaznaczyć, że w przypadku umów na czas określony, które trwały w dniu 22 lutego 2016 r., limit czasowy zatrudnienia terminowego liczy się od tego dnia. Zakładając ciągłość zatrudnienia (tak jak w rozpatrywanej sytuacji), limit ten upłynął 21 listopada 2018 r. Z dniem następnym bieżąca umowa pracownika, o którym mowa w pytaniu, uległa przekształceniu w umowę na czas nieokreślony. Przekształcenie to nastąpiło z mocy samego prawa i nie wymagało dla swojej skuteczności zawarcia aneksu do umowy czy wykazania informacji o przekształceniu w inny sposób. Pracodawca może jednak poinformować pracownika o przekształceniu, a także - w celu uporządkowania redakcyjnego umowy - zmienić aneksem jej treść, modyfikując zapis o okresie obowiązywania umowy i jej rodzaju. Nie jest to jednak niezbędne, może natomiast być konieczna zmiana informacji o warunkach zatrudnienia wydawanej na podstawie art. 29 § 3 K.p., tzw. informacji dodatkowej.

Aktualizacji informacji dodatkowej należy dokonać w ciągu miesiąca od zaistnienia zmian albo do upływu umowy, jeżeli miałaby zakończyć się wcześniej.

Od 22 lutego 2016 r. okresy zatrudnienia, od których zależy długość wypowiedzenia, są takie same dla umów na czas określony i nieokreślony i zależą od stażu zakładowego. W przypadku umów na czas określony trwających w dniu 22 lutego 2016 r. staż ten ustala się od tego dnia. Po przekształceniu umowy zastosowanie znajdują natomiast ogólne zasady ustalania stażu zakładowego dla potrzeb wypowiedzenia, tj. uwzględniane są w nim wszystkie okresy pracy u danego pracodawcy, bez względu na przerwy między nimi.

W omawianej sprawie długość wypowiedzenia wynosi 3 miesiące bez względu na sposób liczenia stażu zakładowego. Nie można jednak wykluczyć, że w informacji dodatkowej widnieje zapis o 2-tygodniowym wypowiedzeniu (jeżeli bieżąca umowa została zawarta przed 22 lutego 2016 r.). Wówczas konieczna będzie jej aktualizacja.