Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 3 (405) z dnia 1.02.2016

Zatrudniasz na podstawie umów terminowych - czas przygotować się na zmiany

Od 22 lutego 2016 r. wejdą w życie zmiany do Kodeksu pracy wprowadzone ustawą z dnia 25 czerwca 2015 r. (Dz. U. poz. 1220), zwaną nowelą, które zmodyfikują zasady terminowego zatrudniania pracowników. Od tego dnia ograniczeniu ulegnie wachlarz możliwych podstaw zatrudnienia, gdyż z katalogu umów (art. 25 § 1 K.p.) znikną umowy na czas wykonania określonej pracy oraz odrębny rodzaj umów służących zapewnieniu zastępstwa nieobecnego pracownika. Również umowy na czas określony doczekają się istotnych ingerencji obejmujących: ograniczenie okresu zatrudnienia na ich podstawie, nowy limit liczby takich umów zawartych między tymi samymi stronami oraz zmianę zasad ich wypowiadania. Nowelizacja przepisów dotknie nie tylko strony zawieranych po 21 lutego br. umów o pracę, ale wpłynie również na trwające terminowe stosunki pracy. Z tego względu podstawowe znaczenie dla większości pracodawców mają przepisy przejściowe, określające obowiązki stron trwających umów o pracę.

Umowy zawarte na czas wykonania określonej pracy

Kodeks pracy po zmianach nie przewiduje umowy na czas wykonania określonej pracy, co oznacza, że począwszy od 22 lutego 2016 r. strony nie będą mogły podpisywać umów tego rodzaju. Pracodawcy mogą zawierać takie kontrakty z nowymi lub obecnymi pracownikami tylko do 21 lutego 2016 r. włącznie. Zgodnie bowiem z art. 13 noweli, do umów zawartych na czas wykonania określonej pracy, trwających 22 lutego 2016 r. stosuje się dotychczasowe przepisy. W praktyce oznacza to, że w niezmienionej formie trwają do czasu wykonania umówionej pracy.

Umowy na zastępstwo

Podobnej regulacji zabrakło w odniesieniu do umów zawartych na czas zastępstwa nieobecnego pracownika w okresie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Brak przepisu przejściowego powoduje, że od 22 lutego 2016 r. umowy na zastępstwo staną się "zwykłymi" umowami na czas określony, jednak nieobjętymi żadnym z limitów.

Zmiana dotyczy rodzaju umowy, ale nie jej celu, którym nadal będzie zastępstwo pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Od 22 lutego br., zgodnie z art. 25¹ § 4 pkt 1 K.p., do umów zawartych w tym celu nie będzie stosowany ani limit 33 miesięcy zatrudnienia, ani limit trzech umów na czas określony, po przekroczeniu których, co do zasady, umowa na czas określony ulegnie przekształceniu w zawartą bezterminowo. Aby pozostawać w zgodzie z przepisami, pracodawcy zatrudniający pracowników na zastępstwo muszą uzupełnić wiążące ich z tymi pracownikami umowy oraz zmodyfikować informacje o warunkach zatrudnienia (o czym piszemy na str. 6 i 8 niniejszego opracowania).

Nowy druk umowy o pracę obowiązujący od 22 lutego br. dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl

Limit zatrudnienia na czas określony

Najwięcej wątpliwości budzą popularne w obrocie prawnym umowy na czas określony, a w szczególności wliczanie okresu zatrudnienia na czas określony przed 22 lutego 2016 r. do limitu 33 miesięcy, do których po zmianach ograniczono długość terminowego zatrudnienia.

Taką możliwość wykluczyło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku udostępnionym naszemu Wydawnictwu 16 października 2015 r. Resort uznał, że nie ma podstaw prawnych, by do dopuszczalnego okresu terminowego zatrudnienia wliczać wcześniejsze zatrudnienie na czas określony, przypadające przed 22 lutego 2016 r. Takie stanowisko potwierdzają również przepisy przejściowe, nakazujące liczenie 33 miesięcy terminowego zatrudnienia dopiero od dnia wejścia w życie nowelizacji przepisów. Jest to uzasadnione, skoro przed zmianą ustawodawca ograniczał jedynie liczbę umów na czas określony, nie ingerując w maksymalny czas ich trwania. To zaś wskazuje, że nowy limit terminowego zatrudnienia powinien być liczony (wobec umów trwających i zawieranych) od 22 lutego 2016 r. W efekcie wszyscy pracownicy zatrudnieni w tym dniu na czas określony mogą pracować na podstawie takich umów jeszcze przez 33 miesiące, czyli (w przypadku ciągłości) do 21 listopada 2018 r., niezależnie od tego, czy i jak długo pracowali na czas określony przed zmianą przepisów.

Pracownik ma zawartą umowę na czas określony od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2016 r. Bez względu na to, czy jest to pierwsza czy druga umowa na czas określony z tym podmiotem, pracodawca może jeszcze zatrudnić go na okres 33 miesięcy pomniejszony o czas od 22 lutego do 31 grudnia 2016 r., czyli część umowy zawartej przed nowelizacją liczony od dnia jej wejścia w życie.

Jeśli bezpośrednio po tej umowie - od 1 stycznia 2017 r. - strony zawrą kolejną umowę na czas określony, to maksymalna długość tej umowy wyniesie 1 rok, 10 miesięcy i 21 dni, gdyż musi ona zakończyć się 21 listopada 2018 r. Jeżeli umowa ta trwałaby dłużej, np. do 31 grudnia 2018 r., to z dniem 22 listopada 2018 r. przekształciłaby się w kontrakt bezterminowy.

Zwracamy uwagę! Przepisu art. 14 ust. 4 noweli o zaliczaniu do limitu czasowego okresu zatrudnienia liczonego od 22 lutego 2016 r. nie stosuje się do umów o pracę zawartych na czas określony przed tym dniem, jeżeli rozwiązanie takiej umowy przypada po upływie 33 miesięcy od tego dnia, a stosunek pracy pracownika podlega szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę (w okresie od dnia wejścia w życie noweli do dnia upływu okresu 33 miesięcy od dnia wejścia w życie noweli). W takim przypadku umowa rozwiązuje się z upływem okresu, na jaki została zawarta (art. 14 ust. 6 noweli).

Sposób ustalania limitu ilościowego

Obok limitu 33 miesięcy zatrudnienia na czas określony ustawodawca zdecydował się na zachowanie limitu ilościowego umów tego rodzaju, który po 21 lutego 2016 r. nie będzie mógł przekroczyć trzech. W efekcie czwarta umowa terminowa zawarta między tymi samymi stronami będzie kwalifikowana jako podpisana na czas nieokreślony. Zgodnie z art. 14 ust. 4 noweli, umowa na czas określony trwająca 22 lutego 2016 r. może być pierwszą tego typu umową zawartą między stronami lub drugą umową na czas określony wiążącą te strony, a o jej kwalifikacji rozstrzyga art. 25¹ K.p. w dotychczasowym brzmieniu. W efekcie jeśli strony zawarły:

• już dwie umowy na czas określony, bezpośrednio po sobie lub z przerwą między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy nieprzekraczającej jednego miesiąca, to umowa trwająca 22 lutego 2016 r. będzie drugą umową na czas określony w rozumieniu nowych przepisów,
   
• tylko jedną umowę, to jako pierwsza umowa na czas określony daje pracodawcy możliwość zawarcia jeszcze 2 umów terminowych, z uwzględnieniem limitu czasowego obejmującego 33 miesiące zatrudnienia na czas określony, liczonego od 22 lutego br.

Pracodawca prowadzący sklep osiedlowy zatrudnia dwie ekspedientki, z których jedna pracuje od 5 lat, obecnie na podstawie drugiej umowy na czas określony (podpisanej w maju 2015 r. bezpośrednio po poprzedniej, na 2 lata). Druga została zatrudniona w listopadzie 2015 r. i na dzień 22 lutego 2016 r. będzie ją wiązała z pracodawcą pierwsza umowa terminowa. Ekspedientka z dłuższym stażem może dopracować do końca obecnej umowy, ale kolejna będzie już trzecią z kolei umową terminową, więc w interesie pracodawcy leży maksymalne wykorzystanie okresu zatrudnienia. Najkorzystniej więc podpisać trzecią umowę do 21 listopada 2018 r., gdy upłyną 33 miesiące terminowego zatrudnienia, licząc od dnia wejścia w życie nowelizacji. Ta sama data obowiązuje drugą ekspedientkę, niemniej w jej przypadku pracodawca może podpisać jeszcze dwie umowy o pracę, dzieląc okres terminowego zatrudnienia na dwa krótsze odcinki.

Uzupełnienie treści umowy o pracę wyłączonej ze stosowania limitów

Limitu czasowego i ilościowego nie stosuje się do umów o pracę zawartych na czas określony:

• w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
   
• w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
   
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
   
• w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie

jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Wyłączenia z limitów dotyczą również ww. umów trwających 22 lutego 2016 r. Strony będą jednak zobowiązane w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie noweli (tj. do 22 maja 2016 r.) uzupełnić te umowy o cel lub okoliczności danego przypadku, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających ich zawarcie (art. 15 noweli). Pisaliśmy na ten temat w UiPP nr 1/2016, str. 4. Gdy trwający okresowy kontrakt zawarto z obiektywnych przyczyn dotyczących pracodawcy jest on zobligowany do zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o takiej umowie, wraz ze wskazaniem przyczyn podpisania tej umowy, w terminie 5 dni roboczych od dnia uzupełnienia jej treści o ww. informacje.

Okres wypowiedzenia umowy

Po zmianie przepisów długość okresu wypowiedzenia umowy na czas określony zostanie uzależniona od zakładowego stażu pracy. W tym zakresie umowy na czas określony zostaną zrównane z zatrudnieniem bezterminowym. Z różnic pozostanie brak obowiązku wskazywania przyczyny wypowiedzenia oraz konsultacji zamiaru jej rozwiązania ze związkiem zawodowym. Po 21 lutego 2016 r. dopuszczalność wypowiedzenia będzie stałym elementem omawianych umów, bowiem nie będzie to uzależnione od wskazania możliwości ich rozwiązania w tym trybie w treści umowy. Jego długość będzie wynosić 2 tygodnie, w przypadku pracowników zatrudnionych krócej niż 6 miesięcy, miesiąc wobec pracowników zatrudnionych co najmniej 6 miesięcy oraz 3 miesiące dla osób posiadających co najmniej 3-letni zakładowy staż pracy.

W tym kontekście podstawowe znaczenie ma odpowiedź na pytanie, czy przy ustalaniu okresu wypowiedzenia umów zawartych po nowelizacji uwzględnia się okresy wcześniejszego zatrudnienia, przypadające przed zmianą przepisów? Za ich uwzględnieniem przemawia art. 16 noweli przewidujący, że ustalając długość okresu wypowiedzenia umów terminowych trwających 22 lutego 2016 r., wypowiadanych od dnia zmiany przepisów, nie uwzględnia się okresów zatrudnienia u danego pracodawcy przypadających przed zmianą. Ten przepis jako wyjątek nie może być interpretowany rozszerzająco, co w ocenie resortu pracy uzasadnia wliczanie tego okresu w pozostałych przypadkach.

Uzasadnieniem tej dyferencjacji jest w ocenie resortu pracy różnica w sytuacji pracodawcy wypowiadającego umowę pracownikowi zatrudnionemu na dotychczasowych zasadach oraz takiego, który zatrudnił pracownika po 21 lutego 2016 r., mając świadomość, że przy ustalaniu okresu wypowiedzenia trzeba będzie uwzględnić wszystkie dotychczasowe okresy zatrudnienia.

Pracodawca od 1 kwietnia 2015 r. zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę na czas określony do 31 grudnia 2017 r. Osobę tę zatrudniał już wcześniej w okresie od 1 stycznia 2013 r. do 31 grudnia 2014 r. (2 lata).

Przy ustalaniu okresu wypowiedzenia pracodawca nie będzie uwzględniał okresu zatrudnienia w latach 2013/2014 oraz okresu obecnego zatrudnienia liczonego od 1 kwietnia 2015 r. do 21 lutego 2016 r.

Zakładowy staż dla celów ustalenia okresu wypowiedzenia powinien liczyć od 22 lutego 2016 r., czyli do 21 sierpnia 2016 r. okres wypowiedzenia wyniesie 2 tygodnie, a od 22 sierpnia 2016 r. do 31 grudnia 2017 r. - miesiąc.

Załóżmy, że pracownik zatrudniony na czas określony do 29 lutego 2016 r. podpisze 1 marca br. z pracodawcą kolejną umowę na czas określony do 21 listopada 2018 r., czyli do ostatniego dnia 33-miesięcznego okresu. Wcześniej był on zatrudniony przez ponad 4 lata na podstawie dwóch umów na czas określony. W takich okolicznościach od 1 marca pracownika będzie obowiązywał już 3-miesięczny okres wypowiedzenia.

Zwracamy uwagę! Brak możliwości rozwiązania za wypowiedzeniem utrzymano jedynie wobec umów podpisanych przed 22 lutego br. na czas określony nieprzekraczający 6 miesięcy oraz zawartych na ponad 6 miesięcy, lecz niezaopatrzonych w klauzulę dopuszczającą możliwość ich rozwiązania za wypowiedzeniem. Takie umowy trwające w dniu 22 lutego 2016 r. będą się mogły zakończyć jedynie z upływem okresu, na jaki zostały zawarte, a wcześniej za porozumieniem stron lub bez wypowiedzenia.

Pomimo braku odpowiednich przepisów przejściowych pracodawcy powinni się zastanowić, czy nie zmienić po 21 lutego 2016 r. umów o pracę na czas określony zawieranych na okresy powyżej 6 miesięcy, które zawierają klauzule o 2-tygodniowym wypowiedzeniu. Od tej daty wypowiedzenie będzie bowiem możliwe z mocy prawa, a długość okresu wypowiedzenia będzie wzrastała wraz ze stażem pracownika w danej firmie. Klauzule o wypowiedzeniu staną się zatem niepotrzebne, a ich pozostawienie w zawartych umowach może budzić wątpliwości, jaki ostatecznie okres wypowiedzenia będzie obowiązywał w danym przypadku: ustawowy czy umowny? Należy bowiem pamiętać, że klauzule umowne mogą być odmienne od regulacji ustawowych, o ile są korzystniejsze dla pracowników, a nie można tego wykluczyć w przypadkach, gdy to pracownicy będą składali wypowiedzenia np. w związku ze znalezieniem nowej, lepiej płatnej pracy.

Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia

Stosownie do art. 29 § 3 K.p., pracodawca informuje pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, m.in. o obowiązującej go długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę.

Poinformowanie pracownika o obowiązującym go okresie wypowiedzenia może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy (art. 29 § 3¹ K.p.).

W razie zmiany warunków zatrudnienia albo zmiany układu zbiorowego pracy bądź objęcia takim układem, pracodawca informuje o nich pracownika niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu - nie później niż do dnia rozwiązania umowy.

Taka sytuacja nastąpi 22 lutego br., w tym dniu wejdą bowiem w życie nowe okresy wypowiedzenia umów na czas określony, o czym piszemy powyżej. Wobec tej zmiany i uchylenia art. 33 i 33¹ K.p. (którymi do tej pory regulowano okresy wypowiedzenia odpowiednio umowy na czas określony oraz umowy na czas określony w celu zastępstwa innego pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy), pracodawca będzie zobligowany do aktualizacji tego dokumentu w odpowiednim czasie.

Pracownik jest zatrudniony od 15 stycznia br. w ramach umowy na czas określony wynoszący 2 lata. Pracodawca wskazał w informacji o warunkach zatrudnienia tego pracownika art. 33 K.p. jako przepis określający obowiązujący go okres wypowiedzenia. Po wejściu w życie noweli pracodawca powinien przygotować i przekazać temu pracownikowi (nie później niż w ciągu 1 miesiąca) aktualizację informacji o warunkach zatrudnienia o przykładowej treści: "Informuję, że od 22 lutego 2016 r. obowiązujący Pana okres wypowiedzenia określa art. 36 K.p., z uwzględnieniem art. 16 ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1220).".