Informowanie pracownika o przekształceniu się umowy terminowej w umowę na czas nieokreślony

Część pracowników ma zawarte umowy terminowe na kilkuletnie okresy, które w listopadzie br. wyczerpią limit czasowy (33 m-cy). Nie zamierzamy ich rozwiązywać, a więc przekształcą się one w umowy na czas nieokreślony. Czy istnieje obowiązek sporządzenia aneksu albo poinformowania o tym zatrudnionych?

Nie ma takiego obowiązku, lecz istnieje praktyczne uzasadnienie do poinformowania zainteresowanych.

Na temat limitowania umów na czas określony pisaliśmy m.in. w UiPP nr 8/2018, str. 66-69.

Od 22 lutego 2016 r. Kodeks pracy przewiduje dwa niezależne limity umów na czas określony, wprowadzone ustawą z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy... (Dz. U. poz. 1220), dalej zwaną nowelą. Poza wyjątkami wymienionymi w art. 25¹ § 4 i 4¹ K.p., okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech (art. 25¹ § 1 K.p.).

Ważne: Jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony jest dłuższy niż 33 miesiące (limit czasowy) lub jeżeli liczba zawartych umów jest większa niż 3 (limit ilościowy), uważa się, że pracownik, odpowiednio od dnia następującego po upływie tego okresu lub od dnia zawarcia czwartej umowy o pracę na czas określony, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony (art. 25¹ § 3 K.p.).

Przekroczenie choćby jednego z limitów skutkuje przekształceniem się umowy z mocy prawa bez potrzeby podejmowania jakichkolwiek czynności przez pracodawcę oraz niezależnie od woli stron stosunku pracy. Biorąc powyższe pod uwagę, podpisywanie porozumienia zmieniającego (tzw. aneksu) do umowy jest zbędne. Takie wnioski poparł Sąd Apelacyjny w Łodzi w rozstrzygnięciu sprawy z podobnego zakresu. W wyroku z 22 grudnia 2015 r. (sygn. akt III AUa 744/15), badającym przedłużenie do dnia porodu umowy na czas określony z pracownicą w ciąży Sąd ten orzekł, że: "(...) Z treści przepisu wynika, że w takiej sytuacji pracodawca nie powinien dokonywać jakichkolwiek czynności prawnych, ponieważ zmiana następuje z mocy prawa (...)".

Żaden przepis nie nakłada też na pracodawcę obowiązku powiadamiania pracownika o przekształceniu się jego umowy o pracę. Eksperci prawa pracy sugerują jednak przekazanie mu tej informacji. Przede wszystkim daje to pracownikowi pełny obraz jego sytuacji w zatrudnieniu, a pracodawcy bezpieczeństwo podejmowanych czynności wobec pracownika. Jak przykładowo wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z 8 września 2015 r. (sygn. akt I PK 282/14): "Brak świadomości pracownika co do tego, że jego umowa przekształciła się z terminowej w stałą, jest istotnym błędem podającym w wątpliwość ważność porozumienia w sprawie rozwiązania stosunku pracy.".

Przykład

Pracodawca zatrudnia pracownika od 1 września 2015 r. w ramach umowy zawartej na czas określony (5 lat). Stosownie do art. 14 ust. 4 noweli, do umów o pracę na czas określony, trwających w dniu jej wejścia w życie, stosuje się art. 25¹ K.p. w nowym brzmieniu, jednakże do okresu zatrudnienia, o którym mowa w tym przepisie, wlicza się okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, przypadający od dnia jej wejścia w życie (od 22 lutego 2016 r.). To oznacza, że 22 listopada br. umowa ulegnie przekształceniu w umowę bezterminową (limit czasowy 33. miesięcy zostanie wyczerpany 21 listopada 2018 r.). Pracodawca może wówczas wręczyć pracownikowi następującą informację:

"Informuję Panią/Pana, że od 22 listopada 2018 r. umowa o pracę zawarta 1 września 2015 r. na czas określony, na mocy art. 25¹ § 3 K.p. w związku z art. 14 ust. 4 ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy... (Dz. U. poz. 1220) uległa przekształceniu w umowę na czas nieokreślony.".

Drugi egzemplarz tego pisma (najlepiej z podpisem pracownika potwierdzającym odbiór) należy przechowywać w części B akt osobowych.