Aneksowanie umów o pracę

Stosownie do art. 11 K.p. nawiązanie stosunku pracy oraz ustalenie warunków pracy i płacy, bez względu na jego podstawę prawną, wymaga zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika. Istotne warunki zawartej umowy o pracę mogą zostać zmienione jednostronnie przez pracodawcę za pomocą wypowiedzenia zmieniającego, uregulowanego w art. 42 K.p. lub w trybie porozumienia zmieniającego zapisanego w formie aneksu. Pojęcia "aneks do umowy o pracę" prawo pracy nie definiuje, mimo iż jest to instytucja prawna powszechnie stosowana w praktyce.

Porozumienie zmieniające może zostać przez strony zawarte w każdym momencie trwania stosunku pracy, także w czasie, kiedy pracownik podlega szczególnej ochronie.

Jak wynika z art. 29 K.p. umowa o pracę określa istotne jej warunki, takie jak: rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników, wymiar czasu pracy oraz termin rozpoczęcia pracy. Zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej (art. 29 § 4 K.p.). Modyfikacja któregokolwiek z wymienionych warunków umowy o pracę na niekorzyść pracownika, na którą zainteresowany się nie zgadza, może zostać zrealizowana w drodze wypowiedzenia zmieniającego, przeprowadzonego w trybie art. 42 K.p.

W sytuacji gdy obie strony zgadzają się na zmianę treści umowy, można ją przeprowadzić za porozumieniem stron podpisując aneks do umowy. Przed podpisaniem aneksu dokonuje się uzgodnień dotyczących proponowanej zmiany. Procedura modyfikacji umowy o pracę polega na złożeniu przez obie strony podpisów na dokumencie. Przygotowany aneks do umowy powinien zawierać następujące elementy:

• datę i miejsce zawarcia porozumienia,
   
• oznaczenie dokumentu,
   
• wskazanie stron porozumienia,
   
• oznaczenie umowy, do której jest sporządzany aneks,
   
• oznaczenie zmienianego postanowienia umowy ze wskazaniem nowej treści oraz daty jej wejścia w życie,
   
• zastrzeżenie, że pozostałe warunki umowy nie ulegają zmianie,
   
• podpisy (i pieczątki) stron.

W przypadku aneksu strony umowy o pracę same ustalają termin wejścia w życie zmian. W ten sposób można wprowadzać zarówno zmiany bezterminowe, jak i obowiązujące przez czas określony. Z chwilą podpisania aneksu staje się on integralną częścią umowy o pracę.

Poniżej przedstawiamy przykładowy wzór aneksu zmieniającego warunki umowy o pracę.

Wysokość wynagrodzenia jest najczęstszym przedmiotem aneksowania umów o pracę. Warunki płacy należą do istotnych jej elementów, a ich zmiana zarówno na korzyść, jak i na niekorzyść pracownika może być przeprowadzona albo za zgodą stron, albo w trybie wypowiedzenia zmieniającego. Podwyżki płac w zakładach pracy odbywają się zwykle za domniemaną zgodą pracowników. Pracodawca czyni to tzw. nowym angażem, czyli w drodze zawiadomienia pracownika na piśmie o swojej decyzji, natomiast pracownik przyjmuje nowe warunki płacy, składając swój podpis na tym piśmie. Jak już wyżej wskazano zmianę warunków umowy o pracę najczęściej przeprowadza się w formie pisemnego aneksu do tej umowy. Jednak forma ta nie została zastrzeżona pod rygorem nieważności. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 22 lutego 2008 r. (sygn. akt I PK 208/07) wyjaśnił, że: "(...) Zmiana warunków pracy dokonać się może niekoniecznie w formie pisemnej, bowiem przepis art. 29 § 4 K.p. taką formę przewiduje jedynie dla celów dowodowych.".

Według art. 60 K.c. wola pracownika może być wyrażona przez każde jego zachowanie się, które ujawnia tę wolę w sposób dostateczny. Zgoda pracownika może zostać uzewnętrzniona w sposób wyraźny - stanowi ją z reguły złożone pracodawcy oświadczenie o przyjęciu jego propozycji, ale może być także wyrażona w sposób dorozumiany - przez zachowanie się pracownika świadczące o tym, że aprobuje decyzję pracodawcy. Wśród zachowań pracownika, które w sposób dorozumiany, lecz niewątpliwy wyrażają jego wolę, można wymienić na przykład pobieranie innego niż dotychczas wynagrodzenia.

Tak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 21 października 2003 r. (sygn. akt I PK 512/02, OSNP 2004/22/380). W uzasadnieniu wyjaśnił, że stosunek pracy jest stosunkiem zobowiązaniowym, o którego treści decydują obie strony, i to nawet wtedy, gdy pracodawca jest uprawniony do jednostronnego działania, zmierzającego do zmiany postanowień umowy o pracę. Jeśli pracownik odmówi przyjęcia podwyżki, pracodawca może wycofać się z proponowanej zmiany, albo ją przeprowadzić w trybie wypowiedzenia warunków płacy. W sytuacji gdy pracownik nadal odmawia przyjęcia zaproponowanych przez pracodawcę nowych warunków, to stosownie do art. 42 § 3 K.p., nie dojdzie do ich zmiany (jakkolwiek dojdzie do rozwiązania stosunku pracy).

Powszechnie zawieranymi umowami o pracę są umowy na czas określony. Na etapie uzgadniania warunków strony określają czas trwania takiej umowy podpisując kontrakt na dowolnie długi okres (od kilku miesięcy do kilku lat). Jednak ilość umów na czas określony zawartych między tymi samymi podmiotami jest ograniczona. Jak wynika z art. 25¹ K.p. zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, jeżeli poprzednio strony dwukrotnie zawarły umowę o pracę na czas określony na następujące po sobie okresy, o ile przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę nie przekroczyła jednego miesiąca.

Powyższe nie dotyczy umów o pracę na czas określony zawartych w celu:

• zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
   
• wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
   
• zadań realizowanych cyklicznie.

Kodeks pracy wspomina pośrednio o aneksie w art. 25¹ § 2 K.p. Powołany przepis stanowi, że uzgodnienie między stronami w trakcie trwania umowy na czas określony dłuższego okresu wykonywania pracy na podstawie tej umowy uważa się za zawarcie, od dnia następującego po jej rozwiązaniu kolejnej umowy o pracę na czas określony. Funkcją tej regulacji jest ochrona pracowników przed wielokrotnym przedłużaniem aneksami omawianych umów. Podpisanie aneksu do takiej umowy przewidującego późniejszy termin jej rozwiązania ustawodawca nakazuje traktować tak samo jak zawarcie nowej umowy, podlegającej wliczeniu do limitu umów, z których trzecia podpisana w ciągu miesiąca od rozwiązania poprzedniej będzie już umową zawartą bezterminowo.

W dniu 1 marca 2013 r. została zawarta druga (bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej) z tym samym pracownikiem umowa o pracę na czas określony - do 31 sierpnia 2014 r. Przed jej rozwiązaniem w dniu 21 sierpnia br., strony podpisały aneks do umowy, zmieniający termin zakończenia zatrudnienia na 31 marca 2015 r.

Aneksy zmieniające termin rozwiązania umowy na późniejszy traktuje się jak zawarcie, od dnia następującego po jej (mającym nastąpić) rozwiązaniu, kolejnej umowy o pracę na czas określony. Zatem traktując aneks, jako trzecią już umowę wliczaną do limitu należy uznać, że od 1 września br. strony łączy umowa o pracę na czas nieokreślony.

Pracodawca zatrudnia pracownicę na podstawie umowy o pracę na czas określony zawartej do 31 grudnia 2014 r. Pracownica korzystająca z urlopu wychowawczego wystąpiła z wnioskiem o podpisanie aneksu do umowy o pracę ustalającego wcześniejszy jej termin końcowy. Proponowana data rozwiązania umowy o pracę (31 października br.) jest datą zakończenia tego urlopu.

Nie ma przeszkód prawnych, aby strony podpisały aneks do umowy o pracę określający dogodny dla nich, wcześniejszy termin jej rozwiązania. Przepisy art. 25¹ K.p. milczą bowiem w kwestii wcześniejszego zakończenia umowy w drodze podpisania aneksu.

Zmianę rodzaju łączącej strony umowy o pracę można przeprowadzić tylko w trybie porozumienia stron. W literaturze prawa przyjęto, że termin "rodzaj umowy" jest stosowany dla oznaczenia czasu jej trwania (umowa terminowa albo bezterminowa) i różni się od pojęcia "warunki umowy", czyli składniki określające jej treść. Dlatego też rodzaj umowy o pracę nie może być przedmiotem wypowiedzenia zmieniającego. Zgodnie bowiem z art. 42 § 1 K.p. wypowiedzenie to dotyczyć może tylko zmiany dwóch elementów umowy o pracę: warunków pracy oraz warunków płacy (lub jednego z nich). Sąd Najwyższy w uchwale podjętej w składzie siedmiu sędziów w dniu 28 kwietnia 1994 r. (sygn. akt I PZP 52/93, OSNP 1994/11/169), jednoznacznie stwierdził że: "Nie jest dopuszczalna - przez dokonanie wypowiedzenia zmieniającego (art. 42 § 1 K.p.) - zmiana rodzaju umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony na umowę na czas określony.". Natomiast w wyroku z dnia 5 sierpnia 1980 r. (sygn. akt I PR 52/80, OSNC 1981/2-3/39) Sąd Najwyższy orzekł, że: "Porozumienie stron w przedmiocie zmiany umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony na umowę o pracę na czas określony jest dopuszczalne i wywołuje wynikające z treści porozumienia skutki prawne.". Zdaniem Sądu, jeżeli strony zgodnie mogą definitywnie rozwiązać stosunek pracy, to tym bardziej nie ma uzasadnionych podstaw dla twierdzenia, iż strony w wyniku porozumienia nie mogą przekształcić treści istniejącego stosunku pracy, choćby dokonana z woli obu stron zmiana była niekorzystna dla pracownika. Również w wyroku z dnia 29 września 1998 r. (sygn. akt I PKN 289/98, OSNP 1999/20/647) wyjaśnił, iż zmiana umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony w umowę na czas określony wskutek zgodnego oświadczenia woli stron nie narusza art. 18 § 1 K.p.

W celu przekształcenia rodzaju umowy o pracę należy sporządzić aneks zmieniający to postanowienie, w którym jest mowa o jej rodzaju. W treści aneksu powinno znaleźć się stwierdzenie, że od konkretnej daty umowa o pracę odpowiednio jest zawarta na czas określony (z podaniem daty jej trwania) albo na czas nieokreślony.

W praktyce kadrowej może się zdarzyć, iż przy sporządzaniu umowy zostanie pominięty jakiś istotny jej element. Dopuszczalne jest wówczas uzupełnienie braku przez sporządzenie aneksu do umowy. Przykładowo można tak postąpić w razie nieujęcia w treści umowy na czas określony zawartej na ponad 6 miesięcy klauzuli o dopuszczalności jej wypowiedzenia. Jak wynika z art. 33 K.p. dopuszczalność wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony powinna zostać ustalona przy zawieraniu umowy o pracę. Jednak jak wyjaśnił Sąd Najwyższy w uchwale z dnia 14 czerwca 1994 r. (sygn. akt I PZP 26/94, OSNP 1994/8/126), strony mogą nie tylko w chwili zawarcia umowy, ale także w okresie jej trwania uregulować dopuszczalność wcześniejszego rozwiązania stosunku pracy za wypowiedzeniem, co pociąga za sobą konieczność modyfikacji dotychczasowej treści umowy, w formie pisemnego aneksu. W wyroku z dnia 4 lipca 2001 r. (sygn. akt I PKN 527/00, OSNP 2003/10/249) Sąd Najwyższy stwierdził natomiast, że zastrzeżenie dopuszczalności rozwiązania za dwutygodniowym wypowiedzeniem umowy o pracę zawartej na czas określony dłuższy niż sześć miesięcy może być dokonane przez każde zachowanie się stron, które ujawnia ich wolę w sposób dostateczny.

Podobnie można uzupełnić limit godzin niepełnoetatowego pracownika. Według art. 151 § 5 K.p. pracodawca i pracownik ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia tego pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia jak za pracę nadliczbową. Określone załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.) pomocnicze wzory umów mają w ust. 1 pkt 6 odpowiednią rubrykę pozwalającą na zapis postanowienia w sprawie limitu godzin. Pracodawca, który nie dopełnił tego obowiązku narusza przepisy o czasie pracy i powinien jak najszybciej uzupełnić istniejące umowy o wymagane postanowienie.