Obowiązki pracodawcy przy przyjęciu do pracy

Zatrudnianie pracownika wymaga zachowania wielu obowiązków, wynikających z ustawy z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Dotyczą one wszystkich etapów zatrudnienia, od podpisania umowy, aż do wydania świadectwa pracy. Znaczna część formalności przypada już na pierwszy etap związany z przyjęciem do pracy.

Dokumenty przed zawarciem umowy

Umowa o pracę nie jest pierwszym dokumentem związanym z podjęciem zatrudnienia. Zanim dojdzie do jej podpisania, pracodawca ma już na ogół skompletowany cały plik materiałów, dotyczących kandydata do pracy. Są wśród nich świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, zaświadczenia potwierdzające kwalifikacje zawodowe, listy motywacyjne itp. Zawierają one szereg informacji o przyszłym pracowniku i stanowią jego dane osobowe. Trzeba jednak pamiętać, że zakres danych, których pracodawca może żądać od kandydata na pracownika i od zatrudnionego, jest ograniczony.

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i pracownika tylko takich danych, które są wymienione w art. 22¹ K.p. (m.in. imię i nazwisko, imiona rodziców, wykształcenie i przebieg zatrudnienia, nr PESEL, imiona i nazwiska i datę urodzenia dzieci). Żądanie danych osobowych innych niż wskazane w tym przepisie jest dopuszczalne, jeśli obowiązek ich podania wynika z odrębnych regulacji. Natomiast na posiadanie i przetwarzanie danych objętych zakresem art. 22¹ K.p. pracodawca nie musi uzyskiwać zgody pracownika lub starającego się o pracę. Analogiczna zasada obowiązuje przy uzyskiwaniu danych zawartych w dokumentach gromadzonych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Umowa o pracę decyduje o warunkach

Niewątpliwie najważniejszym dokumentem związanym ze stosunkiem pracy jest umowa o pracę. To jej treść rozstrzyga o indywidualnych warunkach zatrudnienia. Powinna być sporządzona w formie pisemnej. Brak tej formy nie powoduje jednak nieważności umowy. W takim wypadku pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków (art. 29 § 2 K.p.). Stosunek pracy nawiązuje się w dniu wskazanym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Jeżeli nie jest określony, wówczas zatrudnienie rozpoczyna się w dacie podpisania umowy.

Informacja dodatkowa

Zawarcie umowy o pracę wiąże się z koniecznością sporządzenia dla pracownika informacji dodatkowej. Pracodawca ma na to 7 dni, licząc od zawarcia umowy o pracę. W treści informacji powinny znaleźć się wyłącznie dane wskazane w art. 29 § 3 K.p., w tym dotyczące obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normy czasu pracy, wymiaru urlopu czy długości wypowiedzenia umowy o pracę. Zmiany dotyczące urlopu, norm czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia i długości wypowiedzenia, a także układu zbiorowego pracy, wymagają aktualizacji informacji. Informacja dodatkowa w powyższym zakresie (z wyłączeniem układu zbiorowego) może mieć charakter opisowy bądź wskazywać odpowiednie przepisy prawa pracy, w tym zakładowe.

Wstępne badanie i szkolenie

Nowo zatrudniony pracownik nie może podjąć pracy, jeżeli nie przeszedł szkolenia wstępnego bhp i nie uzyskał orzeczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Pracodawca nie może bowiem dopuścić pracownika do wykonywania pracy, jeżeli nie posiada on wspomnianego orzeczenia i nie nabył dostatecznej znajomości przepisów związanych z bhp (art. 229 § 4 i art. 237³K.p.). Obowiązek badań wstępnych, któremu podlegają wszyscy nowo przyjęci do pracy, zostaje uchylony, jeżeli pracownik przyjmowany jest ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach. Konieczne jest jednak, aby zatrudnienie zostało nawiązane na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy z tym samym pracodawcą. Podobnie przeprowadzenie wstępnego szkolenia bhp (w formie instruktarzu ogólnego i stanowiskowego) nie jest wymagane w razie ponownego zatrudnienia tej samej osoby na dotychczasowym stanowisku, przy niezmienionych warunkach i zachowaniu bezpośredniości w kontynuacji zatrudnienia.

Akta osobowe i inne wykazy

Nawet zatrudnienie jednego pracownika powoduje obowiązek założenia i prowadzenia akt osobowych. Oprócz tych akt pracodawca ma obowiązek utworzyć dla każdego pracownika ewidencję czasu pracy. W zależności od potrzeby konieczne też jest posiadanie wymaganych przez prawo pracy innych wykazów, ewidencji czy rejestrów, np. ewidencji pracowników młodocianych (art. 193 K.p.). Każdego zatrudnionego pracownika należy też zapoznać z ryzykiem zawodowym związanym z wykonywaniem danej pracy (art. 226 K.p.).

Zapoznanie z prawem zakładowym

Przed dopuszczeniem do pracy pracodawca powinien uzyskać pisemne potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się przez niego z treścią norm zakładowych (regulaminy, układ zbiorowy pracy) oraz przepisami dotyczącymi bhp i równego traktowania w zatrudnieniu. Zapoznanie powinno też objąć informację o zagrożeniach dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy, tajemnicy służbowej i zawodowej, pracownikach wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy oraz postępowaniu w przypadku awarii i innych groźnych sytuacji.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).