Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 13 (463) z dnia 1.07.2018

Określenie miejsca pracy pracowników mobilnych

1) Miejsca świadczenia pracy maszynistów pociągów zatrudnionych w spółce logistyczno-spedycyjnej z siedzibą w jednym z województw są zapisane w umowach o pracę na dwa sposoby, tzn. jako terytorium Polski albo teren dwóch województw. W obydwu przypadkach otrzymują oni polecenia wyjazdów służbowych do innych województw, w związku z czym, na podstawie delegacji, są im wypłacane diety i ryczałty. Podróże te są kilkudniowe i w trakcie ich trwania nie we wszystkie dni świadczona jest praca. Ponadto nie są incydentalne, odbywają się w każdym miesiącu. Czy w tych okolicznościach zasadne jest zlecanie podróży służbowych, jeśli pracownicy podczas nich wykonują te same czynności jakie są określone w umowie o pracę?

W odniesieniu do maszynistów, których miejsce świadczenia pracy zostało ustalone jako terytorium Polski, żaden wyjazd służbowy obejmujący ten obszar nie jest podróżą służbową. Natomiast w stosunku do maszynistów, których miejsce wykonywania pracy jest określone jako teren dwóch konkretnych województw, podróżą służbową będzie dopiero wyjazd służbowy poza granice tych jednostek administracyjnych, jeśli będą spełnione pozostałe wymogi stawiane takim podróżom.

Maszyniści pociągów należą do grupy pracowników mobilnych, dla których miejsce wykonywania pracy może zostać określone w umowie o pracę jako pewien obszar geograficzny (art. 29 § 1 pkt 2 K.p.; uzasadnienie wyroku SN z 30 maja 2017 r., sygn. akt I PK 171/16). Ma on pokrywać się faktycznie z terenem, po którym maszynista przemieszcza się w celu realizacji umówionej pracy, przy czym dopuszczalne jest, aby było to terytorium całego kraju albo Unii Europejskiej (por. uzasadnienie uchwały SN w składzie 7 sędziów z 19 listopada 2008 r., sygn. akt II PZP 11/08, OSNP 2009/13-14/166 i uchwały SN z 9 grudnia 2011 r., sygn. akt II PZP 3/11, OSNP 2012/15-16/186).

W świetle powyższego można wnosić, że Czytelnik prawidłowo ustalił miejsca wykonywania pracy zatrudnianym maszynistom, ale niewłaściwie odniósł się do "stałego miejsca pracy", o jakim mowa w art. 77⁵ § 1 K.p. dotyczącym podróży służbowych. Pierwsze z pojęć jest szersze niż drugie, ponieważ podróż służbowa nie jest tym samym, co wykonywanie zwykłej pracy (por. uzasadnienie wyroku SA w Poznaniu z 27 lipca 2016 r., sygn. akt III AUa 1296/15).

W myśl powołanego wyżej przepisu, podróż służbowa to realizacja przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Według Sądu Najwyższego jest ona zjawiskiem krótkotrwałym, incydentalnym, tymczasowym, nietypowym, a czas podróży nie musi i nie ma być wykorzystywany do pełnienia pracy w interesie pracodawcy (por. uzasadnienie uchwały SN z 19 listopada 2008 r. oraz wyrok tego Sądu z 3 grudnia 2009 r., sygn. akt II PK 138/09, M.P.Pr. 2010/6/312-313). Jest to sposób na spełnienie zadań służbowych, które nie należą do zwykłych, umówionych czynności pracowniczych (por. m.in. uchwała SN z 18 marca 1998 r., sygn. akt III ZP 20/97, OSNP 1998/21/619 oraz wyrok SN z 13 stycznia 2015 r., sygn. akt II UK 205/13). Wyjazd służbowy może być kwalifikowany jako podróż służbowa jedynie wtedy, gdy spełnia wszystkie przedstawione kryteria łącznie (por. wyrok SN z 22 lutego 2008 r., sygn. akt I PK 208/07, OSNP 2009/11-12/134 oraz wyrok WSA w Krakowie z 4 października 2017 r., sygn. akt I SA/Kr 753/17).

W sytuacji opisanej przez Czytelnika większość wyjazdów nie powinna być klasyfikowana jako podróże służbowe. Dla maszynistów pociągów przemieszczanie się nie stanowi bowiem niczego wyjątkowego, jest treścią obowiązku pracowniczego, a nie środkiem do jego wykonania (por. wyrok SA w Szczecinie z 23 lutego 2017 r., sygn. akt III APa 9/16). Świadczą oni swoją normalną pracę na umówionym obszarze geograficznym (por. wyrok SA w Poznaniu z 12 czerwca 2013 r., sygn. akt III AUa 31/13). Dopiero opuszczenie tego terytorium na polecenie pracodawcy w celu realizacji zadania innego niż podstawowe, będzie stanowić podróż służbową, a pracownik, który ją odbędzie może oczekiwać pokrycia jej kosztów, tj. diet, zwrotu kosztów przejazdów i dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (art. 77⁵ K.p. oraz wyrok SN z 24 stycznia 2018 r., sygn. akt I PK 310/16). Ważne jest przy tym, że pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą w dużej mierze samodzielnie ustalać warunki przysługujące pracownikom z tytułu podróży służbowej. Pracodawcy o statusie państwowym i samorządowym muszą się natomiast stosować do rozporządzenia w tej sprawie.

Wybrane orzeczenia sądów dostępne są w serwisie www.orzecznictwo.gofin.pl

Zwracamy uwagę! Czasem pracy w podróży służbowej jest jedynie czas, który pracownik poświęca w jej trakcie na realizację powierzonych mu czynności. Tylko wtedy pozostaje w dyspozycji pracodawcy, zgodnie z art. 128 § 1 K.p. (por. wyroki SN z 19 lutego 2007 r., sygn. akt I PK 234/06 i z 4 lipca 1978 r., sygn. akt I PR 45/78, OSNC 1979/1-2/16). Do tak rozumianego czasu pracy w podróży służbowej zalicza się liczbę godzin odpowiadającą wymiarowi pracy według harmonogramu pracy pracownika. Nie uwzględnia się w nim natomiast przejazdów przypadających poza rozkładem jego pracy (por. wyrok SN z 23 czerwca 2005 r., sygn. akt II PK 265/04, OSNP 2006/5-6/76). W kontekście czasu pracy maszynistów, którzy podlegają ogólnym kodeksowym regulacjom, ważny jest jeszcze wyrok z 11 sierpnia 2015 r. (sygn. akt III PK 152/14), w którym Sąd Najwyższy stwierdził, że: "(...) Czasem pracy (art. 128 § 1 K.p.) pracownika wykonującego obowiązki pracownicze na określonym obszarze, do czego niezbędne jest stałe przemieszczanie się, jest także czas poświęcony na niezbędne przejazdy. W czasie tych przejazdów pracownik pozostaje bowiem w dyspozycji pracodawcy, a świadczenie pracy (wykonywanie obowiązków pracowniczych) polega na samym przemieszczaniu się, bez którego nie byłoby możliwe wykonanie podstawowych zadań pracowniczych. Z tego punktu widzenia jest więc obojętne, jakim środkiem transportu pracownik się przemieszcza (własnym, dostarczonym przez pracodawcę, czy publicznym), jak również czym się zajmuje w czasie przejazdu (prowadzi samochód, świadczy pracę możliwą do wykonania w czasie przejazdu, czy też odpoczywa). (...)".

2) Jeśli wypłaty diet i ryczałtów, o których mowa w pytaniu 1, są bezzasadne, jak zrekompensować maszynistom opisane podróże?

Nie ma przepisów określających odgórnie zasady rozliczania pracowników mobilnych (w tym maszynistów pociągów) w związku ze specyfiką ich pracy, jeśli nie przebywają oni w podróży służbowej. Ogólne wytyczne zawiera art. 78 K.p. Według tego przepisu, wynagrodzenie za pracę powinno być tak ustalone, aby odpowiadało w szczególności rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakość świadczonej pracy. Jest to wzorzec godziwego wynagrodzenia (art. 13 K.p.), który powinien uwzględniać również takie czynniki, jak zakres obowiązków i odpowiedzialności, staż pracy na danym stanowisku, poziom płac u danego pracodawcy, a także okoliczności towarzyszące nawiązaniu stosunku pracy i motywy działania (por. wyrok SA w Krakowie z 7 grudnia 2017 r., sygn. akt III AUa 722/16).

Pracodawca konkretyzuje wysokość oraz zasady przyznawania pracownikom stawek wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, a także innych dodatkowych składników wynagrodzenia i świadczeń związanych z pracą, jeżeli zostały one przewidziane z tytułu wykonywania określonej pracy w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy (jeżeli ma obowiązek go wdrożyć), a gdy żaden z tych dokumentów go nie dotyczy - w umowach o pracę (art. 77¹-77² w związku z art. 29 § 1 pkt 3 K.p.). Oznacza to, że Czytelnik może zagwarantować maszynistom będącym w podróży (ale nie służbowej w rozumieniu art. 77⁵ K.p.) np. specjalne dodatki, ryczałty albo świadczenia wyrównawcze pokrywające koszty odbywania takich podróży (por. Kodeks pracy, Komentarz pod red. prof. dr hab. Wojciecha Muszalskiego, C.H. Beck 2017, komentarz do art. 78). Może też zorganizować na własny koszt dowóz maszynistów, noclegi i wyżywienie. W razie posiadania układu zbiorowego pracy nowe rozwiązania muszą być wypracowane ze związkami zawodowymi (art. 241⁹ K.p.). Taki obowiązek istnieje również w stosunku do regulaminu wynagradzania, z tym że w tym przypadku występuje możliwość samodzielnej zmiany/wprowadzenia postanowień przez pracodawcę, gdy działa u niego kilka organizacji związkowych i nie przedstawią wspólnie uzgodnionego stanowiska w terminie 30 dni (art. 77² § 4 K.p. w związku z art. 30 ust. 5 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych - Dz. U. z 2015 r. poz. 1881).

3) Wynagrodzenie maszynistów z pytania 1 składa się z wynagrodzenia stałego miesięcznego oraz składników zmiennych, tj. dodatków za pracę w nocy, nadgodzin, dodatku za przejechane pociągokilometry. Czy ustalając wynagrodzenie urlopowe należy brać pod uwagę dodatki wypłacane za czas świadczenia pracy w podróży służbowej?

Tak. Składniki zmienne przysługujące maszynistom za okresy nie dłuższe niż miesiąc należy uwzględniać w podstawie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy w łącznej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Gdy ich wysokość znacznie się waha, okres ten można wydłużyć nawet do 12 miesięcy. Tak wynika z § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego. Powołany przepis obejmuje m.in. dodatki o charakterze roszczeniowym (tu za przejechane pociągokilometry), wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i nocne. Nie ma przy tym znaczenia, czy przypadają one za czas podróży służbowych czy nie, ponieważ w takiej podróży - jak zostało wskazane w odpowiedzi na pytanie 1 - maszynista też realizuje czas pracy, w tym np. może wypracować godziny nadliczbowe. Wyłączenie konkretnych składników zmiennych może jedynie nastąpić, jeśli znajdują się one na liście wyjątków zamieszczonych w § 6 rozporządzenia urlopowego (np. jednorazowego lub nieperiodycznego dodatku za spełnienie określonego zadania lub za określone osiągnięcie).

Zwracamy uwagę! Należności jakie pracownik (tu maszynista) otrzymał z tytułu podróży służbowej (np. diety) powinny być pomijane przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego. Nie są one bowiem elementem wynagrodzenia za pracę, ponieważ nie odpowiadają warunkom określonym w art. 78 K.p. Są świadczeniami wypłacanymi z racji odbycia podróży służbowej (por. wyroki SN z 6 lutego 2018 r., sygn. akt III PK 158/16 i z 19 grudnia 2017 r., sygn. akt I PK 249/16).